Usein kysytyt kysymykset (FAQ)

Monitilatoimistolla viitataan moderniin työympäristöön, joka on jaettu erilaisiin toiminnallisiin vyöhykkeisiin. Tällaisesta toimistosta löytyy omat erilliset alueensa keskittymistä vaativalle hiljaiselle työlle, tiimityöskentelylle sekä vapaamuotoisille kohtaamisille ja tauoille. Monitilatoimiston perusajatuksena onkin se, että työntekijä voi joustavasti valita työpisteensä sen mukaan, mikä ympäristö tukee parhaiten kulloistakin työtehtävää työpäivän aikana.

Muuntojoustava toimitila tarkoittaa tilaa, jonka pohjaratkaisua ja rakenteita pystytään helposti muokkaamaan vuokralaisen yksilöllisten tarpeiden mukaan – joko ennen muuttoa tai myöhemmin liiketoiminnan muuttuessa. Toimistoon voidaan esimerkiksi rakentaa uusia neuvottelu- ja työhuoneita tai vaihtoehtoisesti purkaa väliseiniä laajemman avotoimistotilan tieltä.

Tarvittava neliömäärä henkilöä kohden riippuu merkittävästi valitusta tilankäyttösuunnitelmasta sekä yrityksen työkulttuurista. Suomessa nyrkkisääntönä avotoimistoissa pidetään yleensä noin 12–15 m² työntekijää kohden, mutta tiiviisti kalustetuissa kohteissa luku voi olla alle 10 m².

Perinteisissä huonetoimistoissa tilantarve on tyypillisesti 15–25 m² per henkilö. Erilaisia työtiloja yhdistävissä kombitoimistoissa tai moderneissa monitilatoimistoissa laskennallinen tilatehokkuus saattaa asettua 20–30 m² tasolle työntekijää kohden, sillä suuri osa kokonaispinta-alasta halutaan usein pyhittää yhteisöllisille kohtaamis- ja vetäytymistiloille.

Koska hybridimallissa koko henkilöstö harvoin työskentelee toimistolla samanaikaisesti, kiinteistä työpisteistä siirrytään usein niin sanottuihin kelluviin eli jaettuihin työpisteisiin. Tämä tehostaa tilankäyttöä huomattavasti ja mahdollistaa yrityksille usein selkeästi pienemmän toimistotilan vuokraamisen ilman, että arjen sujuvuus tai viihtyvyys kärsii.

Coworking-tilat ovat joustavia, yhteisöllisiä työympäristöjä, joissa useiden eri yritysten ja organisaatioiden edustajat jakavat saman fyysisen tilan. Näitä kokonaisuuksia hallinnoi yleensä ulkopuolinen operaattori, joka tarjoaa tilat ja palvelut käyttöön ketterillä sopimusmalleilla, usein hyvinkin lyhyellä irtisanomisajalla.

Edustustilalla tarkoitetaan korkeatasoista ja edustavaa toimitilaa, joka on suunniteltu erityisesti asiakastapaamisten, sidosryhmätapahtumien tai juhlien järjestämiseen. Tila voi kuulua suoraan yrityksen omiin vuokraneliöihin, tai se voi olla vuokrattavissa erikseen kiinteistön yhteisistä tiloista – kuten monista business parkeista löytyvät tasokkaat saunaosastot ja niihin liittyvät oleskelutilat.

Nykyisissä monitilatoimistoissa on lähes poikkeuksetta erillisiä hiljaisia työhuoneita tai puhelinkoppeja (vetäytymistiloja), jotka mahdollistavat täyden keskittymisen ja rauhalliset puhelut. Näiden tilojen käytöstä sovitaan yleensä organisaation sisäisissä pelisäännöissä, ja niiden rakenteissa on panostettu erityisen paljon akustiikkaan sekä ääntä vaimentaviin pintamateriaaleihin.

Suurin ero liittyy sijaintiin ja käyttötarkoitukseen: liiketilat ja liikehuoneistot sijoitetaan tyypillisesti rakennuksen katutasoon tai muihin helposti saavutettaviin kerroksiin asiakasvirtojen palvelemiseksi. Toimistotilat sen sijaan sijaitsevat yleensä kiinteistön ylemmissä kerroksissa rauhallisemman työympäristön takaamiseksi.

Tämä merkintä ilmaisee, että kohde on suunniteltu ja lisensoitu ensisijaisesti liiketilaksi, mutta sen pohjaratkaisu, tekniikka ja varustelu mahdollistavat tilan hyödyntämisen suoraan myös nykyaikaisena toimistona.

Vaikka kiinteistönomistajat suosivat pääsääntöisesti pitkäaikaisia vuokrasopimuksia, lyhytaikainen pop-up-toiminta on usein mahdollista. Asiaa kannattaa tiedustella suoraan kohteen vuokrauksesta vastaavalta yhteyshenkilöltä. Mikäli tila ei vaadi suuria remontteja tai muutostöitä, joustava lyhytaikaisvuokraus saattaa onnistua hyvinkin vaivattomasti.

Ruoanvalmistukseen liittyvä ravintolatoiminta vaatii kiinteistöltä aina erityistä talotekniikkaa, kuten tehokasta ilmanvaihtoa ja rasvanerotuskaivoja. Tästä syystä ravintolan perustaminen vaatii aina tapauskohtaisen selvityksen. Etenkin asuinkiinteistöjen liiketiloissa ravintola-, baari- tai kahvilatoimintaa on voitu rajoittaa järjestyssäännöissä melu- ja hajuhaittojen minimoimiseksi. Kysy siksi aina vuokrausvastaavan näkemystä ja reuna-ehtoja ennen sopimuksen tekemistä.

Säännöllinen tai ammattimainen tulitöiden tekeminen edellyttää, että tila täyttää viralliset vakituisen tulityöpaikan kriteerit. Tarkista tilan soveltuvuus aina etukäteen omalta vuokranantajaltasi tai neuvottele asiasta vuokrausvaiheessa yhteyshenkilön kanssa. Vakituinen tulityöpaikka on pysyvä, palo-osastoitu ja erikseen suojattu alue, joka on rakennettu varmistamaan tulitöiden turvallisuus.

Logistiikkakeskus on optimoitu tavaran nopeaan läpivirtaukseen, eli tavaravirtojen vastaanottoon, lajitteluun ja välittömään eteenpäinlähetykseen. Perinteinen varastorakennus puolestaan on suunniteltu ja optimoitu tuotteiden mahdollisimman pitkäaikaiseen ja kustannustehokkaaseen säilyttämiseen.

Lastauslaituri on avoin ja usein katoksella suojattu korotettu tasanne, josta ajoneuvon kuorma saadaan purettua suoraan varastoon nosto-oven kautta trukkia hyödyntäen.

Lastaustaskut puolestaan ovat seinärakenteeseen upotettuja, tiiviitä ja ajoneuvon perän vakiomittoihin mukautuvia lastauspaikkoja. Auto peruutetaan suoraan taskun huulille, jolloin lastaus ja purku tapahtuvat täysin säältä suojassa suoraan varastotilan sisältä käsin. Molemmat ratkaisut on poikkeuksetta suunniteltu kestämään trukkiliikennettä ja painavia kuormia.

Kylmällä varastolla tarkoitetaan eristämätöntä ja lämmittämätöntä tilaa, joka on tarkoitettu puhtaasti säänkestävän tavaran säilytykseen. Mikäli tila on eristetty ja koneellisesti viilennetty pakkasasteille (alle 0 °C), kyseessä on puolestaan pakkasvarasto.